Min övergripande sammanfattning för kursen projektledning. Till stor del baserat på min föreläsares tankekarta med mina egna noteringar. Längst ner hittar du de formler som används vid tentamen.

Projektstart

Projektval

• Kvalitativa verktyg
  • Exempelvis brainstorming
• Checklists
  • Tar med enkelhet bort projekt som inte når upp till fastsatta mål
• Poängsystem
  • Hjälper till att rangordna projekt

Konsekvensanalys

• Jämförelseränta
  • Detsamma som kalkylränta, behöver vara densamma på alla de projekt man vill jämföra.
• Nuvärdesmetoden
• Payback-metoden
• Räntabilitet
  • Räntabiliteten är densamma som kalkylräntan om nuvärdet är 0. Är nuvärdet högre än 0 är räntabiliteten högre än kalkylräntan, och det motsatta om nuvärdet är lägre än 0.
• Kostnad delat på nytta

Arbeta med behov

• Behovsdefinieringens fallgropar
• Behovets framväxt
  • Startar ex. som ett missnöje
  • Tas upp med ledande personer
  • Behovet synliggörs och växer fram, projektet börjar ta sin form
• Funktionella och tekniska kravspecifikationer
  • Funktionella kravspecifikationer ska alltid ha prioritet så länge som det är möjligt, innan man börjar med de tekniska.
  • De tekniska kan röra sig om exempelvis materialval, produktion per timme etc.

Budgetering

• Kostnadsestimat
  • Top-down
  • Bottom-up
• Sätta upp reserver

Klassificering

• Pärlor
  • Antas ge stora intäkter med liten risk att misslyckas
• Ostron
  • Hög avkastning, men svår att genomföra rent tekniskt
• Dagligt bröd
  • Hög chans att lyckas, men ger inte mycket till avkastning. Typiskt för ex. kostnadsreduktionsprojekt.
• Heliga kossor
  • Ger en liten avkastning, och är svåra att genomföra. Skall undvikas. Dessvärre blir projekt ofta gradvis omvandlade till heliga kossor …

Generellt om projekt

Definitioner

• Projekt som arbetsform
• Endeavor
  • Projekt ska ha en viss storlek, betyda något och ha en vara ”viktigt”
• Projektkriterier (5 st.)
  • En tydlig målsättning (scope)
  • Sker vanligtvis en gång
  • Tidsbestämt (time)
  • Yrkesöverskridande arbete
  • Egen ekonomi (avsatt medel för just projektet) (cost)

The triple constraint

Förklaras bäst genom följande bild:

Indelningar

• Sju typer (Enl. Mikkelsen och Riis)
  • Produktutveckling
  • Systemutveckling
  • Organisations- och verksamhetsutveckling
  • Tekniska anläggningsuppgifter (ex. bygg)
  • Planläggnings- och utredningsuppgifter
  • Arrangemang
  • Forskning
• Briner Hastings Geddes-projekt
  • Konkreta – heltidsarbete bland inblandade parter. Formell hierarki.
  • Adhoc – Deltidsarbete bland inblandade parter, otydliga roller och planläggning.
  • Öppna – otydliga mål, ingen formell projektledare, projekten drivs fram på ett experimentellt sätt.

Projektämnets historik

• Funnits sedan Jerikos murar (6800 f.kr.) om inte tidigare än så
• Gaddis
  • Bland de första som skrev om project management
• IT-åldern
  • Betydde mycket för projektutveckling
• Byggbranschen
  • Använder sig nästan uteslutande av projekt och har gjort så under lång tid
• Offshore
  • Hjälpt till med att utveckla datasystem och liknande

Projekt, program, portfölj

• Projekt
  • Enkla projekt, ett mål
• Program
  • Flera projekt som tillsammans arbetar mot ett mål
• Portfölj
  • Flera projekt som enbart har vissa saker gemensamt så som att de delar på resurser eller håller till på ett och samma ställe

Modeller för olika faser

• Gray-Larsson
  • Ansåg att det fanns fyra steg i ett projekt
    • Uppstart
    • Mognande
    • Genomförande
    • Avslut
• Steg-modeller
  • Att man når vissa steg innan man kan gå vidare i projektet (så kallade beslutsgrindar)
• Agile-metoder och Scrum
  • Scrum är en form av lean-filosofi vid mjukvaruutveckling. Man använder sig av mindre block och arbetar successivt framåt.
    • Tre roller: product owner (ansvarig), en scrum-master (effektivitetsansvarig) och ett självorganiserat team
    • Tre olika sorters ceremonier
      • Spring planning
      • Daily scrum
      • Sprint reviews
    • Tre task-prioriteringar
      • Product backlog
      • Spring backlog
      • Burndown chart
  • Agile-metoder handlar om att använda sig av erfarna individer från relevanta områden i projekten, och att ta del av leverantörs- och kundinput under projekttiden.

Projektplanläggning

Mandatet/fundamentet

• Mandatets innehåll
  • Projektnamn
  • Mening och mål
  • Organisering
  • Resurser
  • Budget
  • Begränsningar
  • Riktlinjer
• Ansvar för mandatet
• Nyttomål, mening, ändamål, effektmål, anledning
  • effektmål uttrycker varför man startat ett visst projekt.
• Resultatmål, produktmål, objektmål, leveranser, scope
  • resultatmål är vad som ska levereras av projektet.
• Krav till mål (ROTUR)
  • Resultatbeskrivande
  • Objektivt mätbart
  • Tidsbestämt
  • Utvecklande
  • Realistisk
• Intressentanalys
  • Intressentbegrepp
  • Definiera intressenter
  • Positionsanalys
  • Strategier
  • Kommunikationsplan
  • Intressent-ledning

Projektstrukturer

• Arbetsstruktur (Work Breakdown Structure)
  • Använder sig av nivåer, upp till sex nivåer nedåt i ett projekt

Dataverktyg

• Ex. Microsoft Project

Överordnad planläggning

• Milstolpar
  • Kaos till ordning
  • Ordning till ordning
• Krav till milstolpar
  • Mätbarhet
  • Krav till kvalitet (bra definierade, välgrundade i ex. ISO-standarder)
  • Villkor (vad ska mätas?)
  • Ex. på milstolpar
    • När testet är godkänt
    • När kontraktet är underskrivet
    • När kursdeltagarna har klarat testet
    • När medarbetarna har svarat korrekt på fem kontrollfrågor
    • När planen är antagen
    • När ny organisationskarta är antagen
    • När alla har godkänt sina anställningsbeskrivningar
    • När alla uppsagda har uppgett att de mottagit uppsägelse
    • När pengarna är på kontot
    • När ledargruppen har godkänt utformningen

Detaljplanläggning

• Nätverksplanläggning (CPM)
  • AoN
  • Total float, slack, flöde
  • Kritisk linje
• Planläggning under osäkerhet (PERT)
• Resursprofiler
• Optimering
• Gantt
• Tidsutlägg

Osäkerhet

Osäkerhetsdefinition

• Möjligheter
• Risk

Osäkerhetsfaktorer

• Intern osäkerhet
• Extern osäkerhet
• Estimeringsosäkerhet
  • Monte Carlo-simulering
    • att dra lott bland alla möjliga osäkerheter
  • Osäkerhetsavsättning
  • Trippelestimat
  • Osäkerhetsfördelning
• Händelseosäkerhet
• Extremosäkerhet

Kritikalitet

• Har två ”plotter”, en vid händelse att det sker (pos/neg), och en om det inte sker (pos/neg).
• Sannolikhet
• Konsekvens

Prosjektstyrning

Styrningslingan

Styrningsformer

• Direkt styrning
• Målstyrning
• Intentionsstyrning

De åtta styrningsfaktorerna

• Scope
• Budget
• Osäkerhet
• Tidsplaner
• Kvalitet
• Intressenter
• Kontrakt
• Organisation

Styrning av Scope

• Ändringskontroll
• Konfigurationsstyrning
• Avvikelsestyrning

Portföljstyrning

• Kan vara problematiskt att styra portföljen då de olika delprojektansvariga lätt kan kämpa hårt för ”sitt” projekt.

Daglig projektstyrning

• Möten
• Tillrättaläggning
• Prioritering
• Motivation
• Praktiska förhållanden

Rapportering

• Mall för rapportering
  • Plan
  • Status
  • Avvikelse
  • Konsekvenser
  • Åtgärder
• Slutrapport
• Krav till rapportering
  • Snabb, relevant och pålitlig
  • Upptäcker avvikelser tidigt

Ekonomistyrning och framdriftsstyrning (viktigt!)

• Periodiserad budget
• BCWP, BCWS, ACWP
• Avvikelse: BV, SV, CV
• Index: CPI, SPI
• Prognoser: BCAC, BTAC
• Sunk cost, avbryta projekt?
• Crash cost
• Viten
• Värderingsgrunder

Uppföljning

• Olika typer
  • Formell uppföljning
  • Icke-formell uppföljning
• Uppföljningssystem
  • Styrningsgruppmöten
  • Uppföljningsmöten
  • Rapporter
  • Tim- och kostnadsregistrering

Kontrakt och anskaffning

• Pris- eller kompensationsformat
• Kvalificering av leverantörer
• Ändringsstyrning
• Osäkerhet och kontrakt
• Kontraktsprocessen
• Kontraktstyper
• Fastpriskontrakt och incentiv

Projektorganisering

Roller i projektarbetet

• Klassiska roller
  • Styrningsgrupper
  • Referensgrupper
  • Projektgrupper
  • Projektledare
  • Projektkoordinator
  • Uppdragsgivare
• Sponsorrollen
  • Arkitekten
  • Vägvisaren
  • Stöttepelaren

Val av projekt

• Projektledarval
• Medarbetarval
• Sammansättning av grupper och team
• Teamroller från Belbin
  • Initiativtagaren
  • Informatören
  • Koordineraren
  • Utformaren
  • Övervakaren
  • Teamarbetaren
  • Iverksättaren
  • Fullföraren
  • Specialisten

Team

En god genomgång på team/organisationen hittar du här.

• Teambyggning
• Teamutveckling
• Uppstart/kick-off
• Belbins teamroller
• Definition organisation och team

Projektets inre organisation

• Fem strukturer
  • Traditionell hierarkisk struktur (funktionsbaserad/rollbaserad)
  • Hierarkisk struktur (isomorphic team structure)
  • Matris-struktur
  • Fullständig platt struktur (egoless team structure)
  • Auktoritär struktur (surgical team structure)

Dragspelsorganisering

Projekt VS linjeorganisation

• Avdelningsinterna projekt
• Matrisprojekt
• Avskiljd projektorganisering

Multiprojekt

• Projektkoordinering, projektkontoret
• Anknytning till toppledningen
• Swapping (en eller flera tasks/projekt samtidigt)

Projektledning

Motivation

Jag har skrivit en del om motivation förut vilket går att läsa här.

• Behovsmotivation
• Prestationsmotivation
• Förväntningsmotivation
• Att ha klara mål
  • Och när de nås
• Icke motiverande:
  • Inkonsekvens

Situationsbestämd ledning

Kritiska succéfaktorer

• Tydliga mål
• Kontakt med kunder
• Kontakt med uppdragsgivare

Konflikter i projekt

• Anledningar till konflikter
• Typ av konflikter
• Lösningsmetoder
• Förebyggande av konflikter

Projektavslut

Överlämnande

• Vinstrealisering
  • Tre faser
    • Identifiera vinstmöjligheter
    • Genomföra projektet med fokus på resultat
    • Följa upp/mäta resultatet/vinsten
  • Ansvar och kontinuitetsproblem
  • Ändringar i syn på vinstrealisering
• Överföra produkten/upplärning
• KPI – succékriterier

Trygga personalen

• Motivationskurvan
• Personresultat

Evaluering och kompetensöverföring

• Explicit VS tyst kunskap
• Metoder för kompetensöverföring
• Fallgropar med kompetensöverföring
• Evaluering

Kontraktsräkenskap

Bokslut

Avslutsledare

• Den som avslutar projektet. Gärna en utomstående som går igenom projektet och ser så allt är korrekt utfört och att informationsöverlämnande etc. är genomfört.

Formler

Formler för att räkna ut kostnader/estimerade kostnader för ett visst projekt. Har även lagt upp dessa på Quizlet.

• BCWS = budgeted cost of work scheduled
• ACWP = actual cost of work performed
• BCWP = budgeted cost of work performed
• CV = cost variance = BCWP – ACWP
• BV = budgeted variance = BCWS – ACWP
• SV = scheduled variance = BCWP – BCWS
• CPI = cost performance index = BCWP/ACWP
• SPI = scheduled performance index = BCWP/BCWS
• ECAC = estimated cost at completion = ACWP + (BCAC-BCWP)/CPI
• ETAC = estimated time at completion = old time/SPI