Kommunikation och ledarskap

Kommunikation och ledarskap

1 kommentar till Kommunikation och ledarskap

Ledarskap och administration

Medans ledarskap handlar om att leda och ta initiativ är administration att verkställa planer på ett effektivt sätt. Sambandet mellan de här två begreppen och dess betydelse är det som förklarar ledning. Ledning kan utföras med olika tyngdpunkt på de två, men det är viktigt att försöka hålla en jämvikt mellan att administrera och att leda.

Formell ledning är en ledarroll som baserar sig på officiella specifikationer gärna framlagda i arbetsavtalet. För att ledaren ska ses som en äkta ledare krävs det emellertid även en form av personligt ledarskap. Personligt ledarskap baserar sig på personliga egenskaper och medarbetarnas tro på ledarens förmåga att leda (legitimitet).

I traditionell ledningsteori baserar man sig på den sociala utbytesteorin när man ska förklara legitimiteten i personligt ledarskap. Utbytesteorin baserar sig på utbyte i form av tjänster och gentjänster. Legitimiteten kan ses som ett konto där man får in och ger ut ”kapital” i form av tjänster. Ledaren kan ge ut kapital så som att underlätta för medarbetarnas behov och önskan om måluppfyllelse, medans inkommande kapital är något medarbetarna står för. Ledarens kapital består av samordning, expertis och riktning medans medarbetarnas kapital består av arbetskraft och erkännande av ledaren. Det är viktigt för ledaren att ha i åtanke att inte sträva för mycket för att ge (kallat populism) då det kan överskugga ledarens andra roller i organisationen.

Ledarens roller

En ledarens centrala uppgifter består av att motivera till insats och se till att arbetet i organisationen samordnats, organiseras och utförs så att gruppen, avdelningen och/eller organisationen når sina mål på bästa sätt. Mellanledaren ansvarar för sin avdelning och toppledaren för toppledargruppen och det större ansvaret för organisationens prestationer.

En väsentlig del i toppledarens uppgifter är strategi så som att följa organisationens visioner men även att anpassa inkomna externa strategier till organisationens ramverk och marknaden/konkurrenterna. Den här koordinationen görs genom att koordinera externa strategier med interna.

Mintzberg kategoriserade ledarens olika roller i tre huvudkategorier:

  1. Informationsfunktioner
    • Övervakning (förvärva och förmedla information från omgivningen)
    • Propagera (förmedla nyckelinformation till nyckelpersoner)
    • Talesman (information om gruppen och gruppens arbete till andra arbetsenheter eller aktuella personer utanför organisationen för att underlätta koordineringen av företagets arbete)
  2. Beslutsfunktioner
    • Entreprenör (initiativ till förändringar och förbättringar)
    • Problemlösare
    • Förhandlare (lösa konflikter och tvister)
    • Fördela resurser
  3. Samspel
    • Symbolfigur” (representera organisationen utåt och inåt)
    • Samspel med den yttre omgivningen (politiker, kunder, leverantörer och så vidare)
    • Ledarskap (att föra företaget framåt)

Centrala aspekter inom kommunikation

Kommunikation är överförandet eller utbytet av information genom ett gemensamt språk. Mer precist handlar det om överförandet av både information (budskap) och mening (förståelse av budskapet).

Den informationsteoretiska modellen är en av flera infallsvinklar för att förklara kommunikation. Den beskriver grundpelaren inom kommunikation: en avsändare skickar ett budskap till en mottagare. Här finns även den så kallade kommunikationsprocessen. Den visar på att kommunikationen är en tvåvägsprocess med feedback och gemensamma tolkningar i ett socialt samspel. Går man närmare in på processen är det fyra element som är viktiga att få med sig:

  1. Vad önskar sändaren att framföra?
  2. Vad är det faktiska innehållet i sändarens budskap?
  3. Vilka signaler når fram till mottagaren?
  4. Vilken mening lägger mottagaren i de signaler han/hon får?

För att förmedla information är det en viktig faktor att man kan omsätta information när man förmedlar ett budskap. Särskilt kognitiva processer är centrala.

Komponenter i kommunikation

I kommunikationsprocessen är det vanligt att skilja mellan fyra huvudkomponenter:

  1. Inkodning handlar om vad en person har för syfte eller önskar att förmedla till en annan part.
  2. Kommunikationskanalen som är den kanal som används för att förmedla informationen.
  3. Avkodning är mottagarens uppfattning av budskapet, baserat på sin egen förståelse.
  4. Feedback är den reaktion mottager ger till sändaren.

Det är viktigt att i tillägg ha i åtanke att det sker en del störande moment inom kommunikation. Det kan handla om störningar i omgivningen, bristande språkförståelse eller stress som exempel. De här störningarna har en förmåga att sänka kvalitén på kommunikationen.

Skriftlig och verbal kommunikation

Lengel och Daft menar att verbala uttrycksformer varierar i funktion och hur mycket information som kan ges. Att samtala ansikte till ansikte (en tvåvägskommunikation) är till exempel en mycket effektivare form för att överföra information än ett brev (en envägskommunikation). Det är i regel mer exakt med tvåvägs- än envägskommunikation, men i vissa fall kan envägskommunikation vara att föredra. Exempelvis vid mer rutinmässiga informationsutbyten eller när information ska nå ut till flera människor.

Screenshot (27)

Teknologins påverkan på kommunikation

Allt mer sker kommunikation via IT-baserade system så som e-post och sms och det har en stor betydelse att man vet om de fördelar och brister som finns när man använder sig av till exempel e-post.

E-post har till exempel nackdelen att det lätt kan tillföra en informationsöverbelastning som kan öka stressnivån för mottagaren. Ofta kan en anställd motta hundra e-post eller fler per dag vilket gör att individen får ägna stor tid åt att läsa och sortera sin e-post innan den kan gå vidare med sitt arbete. En psykologisk dimension här blir graden av sortering, att skilja mellan relevanta och icke relevanta meddelanden etc. Inom den kognitiva psykologin anses man att individen har en begränsad förmåga att ta emot information, och efter den här gränsen har överskridits blir arbetet med att i det här fallet prioritera e-post allt svårare och stresskänslor uppstår ofta.

En annan nackdel med e-post är bristen på social kontakt. Om kommunikationen i stor grad sker via e-post kan det fort bli brist på social kontakt vilket även det kan föra till psykologiska påfrestningar för individen.

Flera forskare har hävdat på bristen av känslor och personlighet i den nya teknologin i och med att det är svårt att ge ett skrivet meddelande någon emotionell och personlig substans. Många anser emellertid att det här till viss del kan förbättras vid användningen av exempelvis smileys. Det finns även många tecken på att åtminstone negativa känslor går att överföra via skriven kommunikation genom exempelvis flaming.

Icke-verbal kommunikation

Icke-verbal kommunikation är den kommunikation som sker utan ord, så som kroppsspråk. Även klädstil, röststämma och ögonkontakt kommunicerar något till andra individer. Den kan både tillföra och störa i exempelvis ett samtal då den ger mer information till mottagaren som han eller hon sen ska tolka. Den icke-verbala kommunikationen kan visa vad en sändare egentligen menar, då den kan vara i kontrast till det som uttalas.

En annan ickeverbal kommunikation kan vara kontorsplats i en organisation. Desto större kontor desto högre anställning. I övrigt finns följande icke verbala kommunikationer enligt Bougon:

  • Kroppsspråk (gester, ansiktsuttryck etc.)
  • Paraspråk (tonfall, tempo etc.)
  • Fysiskt utseende (kläder, smink etc.)
  • Vidröring (exempelvis handslag)
  • Fysiskt avstånd till andra
  • Tidsanvändning (väntetid innan man får möta den andra t.ex.)
  • Symboliska objekt (t.ex. tröja med företagets logga på)

Vad har då kommunikationsprocessen för funktion? Enligt Knapp finns det fem huvudfunktioner för icke-verbal kommunikation:

  1. Upprepning av det man sagt
  2. Motsägelse till det man sagt
  3. Ersättning till något man kan säga (t.ex. att himla med ögonen)
  4. Utfyllnad av det man sagt (t.ex. att le samtidigt som man säger något positivt)
  5. Understryker det man säger (pratar högt för att visa på betydelsen av det man säger)

Kommunikationens funktioner i organisationen

Kommunikation är mycket relevant i organisationslivet. För en ledare är exempelvis en stor del av arbetstiden tillägnad kommunikation. Kommunikation kan i organisationen:

  • Tillföra kontroll genom påverkan och koordination.
  • Skapa motivation både i klargörande av arbetsuppgifter och genom att visa exempelvis glädje.
  • Förstärka samarbete.
  • Motta och ge feedback.

Kommunikation kan även ha olika riktningar beroende på vart i organisationen den kommer ifrån och vart den ska.

Nedåtkommunikation är information som förmedlas nedåt i organisationen och karaktäriseras ofta som styrande och vägledande. Det kan till exempel handla om arbetsinstruktioner och feedback. Nedåtkommunikation kan bli påverkad av att den ibland förmedlas genom flera nivåer i organisationen. Då finns det en risk att den blir förändrad både avsiktligt och oavsiktligt, och när den väl når slutmottagaren kan budskapet ha förändrats väsentligt. Det finns tendenser till att många har svårt för att föra negativ kommunikation nedåt i organisationer, och istället väljer att be någon annan göra det.

Uppåtkommunikation är motsvarigheten till nedåtkommunikation och innebär att information förmedlas uppåt i organisationen, ofta i form av statusrapporter förslag till förbättringar. På grund av statusskillnader och psykologiskt motstånd sker uppåtkommunikation mindre frekvent än nedåtkommunikation. I många organisationer har det visat sig att det oftast enbart är den positiva kommunikationen som tar sig uppåt i organisationen, kanske av rädsla för repressalier.

Lateral kommunikation sker när kommunikationen går på tvärs av organisationen. Den här kommunikationsformen är mycket mer vanlig än de andra två och har mindre tendens till att bli begränsad eller påverkad av negativa faktorer så som i de andra två.

Formell och icke formell kommunikation

Kommunikation kan påverkas av i vilken kontext den används inom. Formell kommunikation är den kommunikation som går via officiella kanaler, exempelvis via direktiv eller rapporter. Formella nätverk används för den mer uppgiftsorienterade kommunikationen som regleras av exempelvis officiella riktlinjer i organisationen.

Icke formell kommunikation är mer spontan och improviserad kommunikation. Inom den icke formella kommunikationen ingår de icke formella nätverken. Den icke formella kommunikationen anses ofta vara så betydelsefull för organisationen att den kan sägas vara det centrala nervsystemet inom organisationen. Här finns de dolda nätverk där den mesta av förmedlingen av information inom organisationen har sin plats. Här sker också den kommunikation som påverkas av känslor och ryktesspridning. Informationen som går runt inom de icke formella kanalerna kan förvrängas fort vilket kan te sig negativt för organisationen.

Icke formell kommunikation i organisationer brukar oftast delas upp i två nätverk:

  1. Rådgivarnätverk är grupperingar som kommunicerar om gemensamma problem.
  2. Förtroendenätverk är grupperingar som kommunicerar delikat information i förbindelse med avvikelser, konflikter och kriser.

Kommunikationsnätverk i organisationer

Kommunikationsnätverk är en samlingsbeteckning på olika typer av organiserade nätverk för att förmedla och utbyta information. Det finns ett flertal kommunikationsnätverk i en organisation och är en viktig del när man definierar en organisation. De kan nämligen se väldigt olika ut när man jämför två likvärdiga organisationer.

Centraliserade organisationer har mycket ned- och uppåtkommunikation medans decentraliserade organisationer har mer inslag av lateral kommunikation. Graden av samhörighet spelar en stor roll för kommunikation inom organisationen då starkare samhörighet främjar bättre kommunikationsanvändning. Organisationer med mer avancerade arbetsuppgifter har mer kommunikationsanvändning än de som inte har det.

I de flesta organisationer sker en kombination av flera olika kommunikationsnätverk, så även de ovanstående.

Kommunikationsmönster

Det finns ett flertal olika kommunikationsmönster man kommit fram till. Många av dem går inte att direkt överföra till verkligheten men är en bra bas att starta från. Leavitt är en forskare som använde sig av femmannagrupper för att utarbeta några olika grundmönster. Han delade in dem i centraliserade och decentraliserade nätverk utefter deras funktion.

Centraliserade nätverk: (kommunikation kontrolleras av en central medlem)

  • Hjulet: all information går genom en central medlem i gruppen.
  • Y-formen: information går genom en central medlem i gruppen men där bara en del har direkt tillgång till den här medlemmen.
  • Kedjenätverk: information går från individ till individ i en kedja.

Decentraliserade nätverk: (ingen kontrollerar kommunikationen)

  • Cirkelnätverk: information går från individ till individ i en cirkel.
  • Fullstrukturnätverk: information går från individ till individ i en cirkel men även tvärs över cirkeln. (alla har kontakt med alla)

Det har visat sig att enkla uppgifter blir lösta bäst i centraliserade nätverk medans mer avancerade uppgifter löses bäst i decentraliserade nätverk. Det tros bero på att den centrala medlemmen får för mycket information att hålla koll på vid avancerade uppgifter. De decentraliserade nätverken uppfattas som mer tillfredsställande då alla får vara delaktiga, men man ska ha i åtanke att de decentraliserade nätverken kan stöta på det välkända problemet ”ju fler kockar desto sämre soppa”.

Barriärer i kommunikation

Det finns en del barriärer man möter vid kommunikation. De här kan påverka betydelsen av budskapet för mottagaren och i värsta fall helt ändra betydelsen på (förvränga) vad som blev sagt. Det här kan ske från både sändarens och mottagarens sida. I huvudsak beror barriärerna på sviktande kognitiv informationsomsättning.

När sändaren förvränger budskapet

Enligt forskningen finns det två huvudorsaker till att vi skickar ut förvrängda budskap. Den ena är att vi ofta presenterar ett budskap som skarpare och tydligare än det är. Genom att förenkla budskapet görs det mer konkret och förståeligt, men riskerar då även att ta bort viktiga delar av budskapet. Den andra typen är att vi ofta förmedlar obehaglig (negativ) information på ett mer positivt sätt än vad som är önskvärt.

Förvrängning kan även skyllas att sändaren håller tillbaka vissa delar av ett budskap, kanske för att han anser att informationen inte är nödvändig för mottagaren. Det här kallas även filtrering. Informationsförvrängning sker när information går via flera sändare, där informationen lätt förvrängs innan det når sista mottagaren. Dubbelkommunikation är en form av förvrängning där man förmedlar två olika budskap, eller som mottagare tar emot ett budskap men låtsas som om inget har skett.

När mottagaren förvränger budskapet

Mottagaren kan i tillägg till ovan nämnda förvrängningar också själv förvränga budskap. Språklig och kulturell uppfattning är ett sätt, men även selektiv perception och förväntningar spelar in. Sedan spelar också sändarens trovärdighet in en del på hur man tolkar budskapet.

När båda två förvränger budskapet

Försvarsmekanismer är en stor anledning till ineffektiv kommunikation då de spelar in på vad vi tar in och sänder i form av budskap. En annan förvrängning är vid projektion där man överför egna drag till motparten. Regression är att man sänker mognadsnivån i budskapet medans förnekande är att man helt ignorerar budskapet. Intellektualisering sker när man eliminerar andra aspekter än det rent intellektuella medans externalisering är att man bortser från problem och skyller på yttre omständigheter.

I organisationer finns det ofta kommunikationsproblem då information har svårt att flyta från avdelning till avdelning. Ett annat problem är kognitiv dysfunktion där man på grund av olika tolkningsramar (ex. olika yrken) tolkar saker olika.

Harriet Holter tog utgångspunkt i motstånds- och undvikandemekanismer i kommunikation, och kom fram till flera exempel på barriärer i organisationsnivå. De flesta har redan blivit belysta ovan:

  • Tystnadsteknik: ovillighet att prata om vissa saker
  • Dubbelkommunikation
  • Rationalisering
  • Kollektiv intellektualisering
  • Rollförskjutning
  • Ryktesspridning

Förbättra kommunikation

För att förbättra kommunikation behöver man veta om och försöka hindra de olika kommunikationsbarriärer som existerar. Det kan göras genom följande råd:

  1. Regulera informationsflyt
  2. Använda sig av feedback
  3. Förenkla språket
  4. Använda de icke formella kommunikationsnätverken (kallas även jungeltelegrafen)
  5. Se efter icke-verbala tecken
  6. Behärska känslor
  7. Lyssna aktivt, genom att:
    • Lyssna, förstå, komma ihåg
    • Tolka, evaluera, reagera
    • Ta utgångspunkt i bägges perspektiv

Referenser

Kaufmann, G & Kaufmann, A 2009, Psykologi i organisasjon og ledelse, 4 utgåva, Fagbokforlaget, Oslo.

Den svenska versionen hittar du här medans den norska, som jag utgått från, hittar du här.

Tips

Nedan kan du om du önskar pröva dina kunskaper om kommunikation. Se det som lite av ett test om du lärt dig något av min sammanfattning ovan. OBS! Testet är på norska: kommunikation

Erik Persson

Om mig:

Arbetar med MRM, webb-orienterade projekt så som SEO och webb-utveckling samt läser till en Bachelor i Business Administration på Handelshøyskolen BI i Oslo.

1 kommentar

Sociala nätverk

Tillbaka till början